Buen día, lectores. Esta columna es un aporte dedicado a quienes lideran reuniones con equipos y que quieren que sus reuniones sean ágiles y con resultados concretos. Si aplican estas técnicas, usted va a generar resolución con energía y compromiso por parte del equipo haciendo que ellos se vuelvan activos y aporten su inteligencia, creatividad y recursos al plan. Mientras, usted genera un nuevo orden confiando en la distribución de las tareas.
En nuestra experiencia nos encontramos con equipos que nos comentan lo tediosas que son las reuniones; a veces largas sin sentido y pocas veces resolutivas. A veces se hacen reuniones en las que no se acuerda nada y entonces se programan otras reuniones para acordar y así sucesivamente; métodos que no llevan a ninguna parte.
Estas premisas básicas modificarán la manera en que se abordan las reuniones. Son cambios de hábitos con un enfoque diferente que permitirán ahorrar tiempo y tener más resolución; cosas que valorará mucho si usted es un líder.
1) Planificación y anticipación: planifique los temas a tratar. Enfóquese en una, dos o tres soluciones a tratar. Los temas deben ser concretos. ¿Cuál es la pregunta que titula al tema? ¿Cuál es la decisión que van a tratar?
2) Convocatoria y comunicación: convoque a su equipo con al menos tres días de anticipación a la reunión. Haga una comunicación formal indicando el/los temas a tratar, el tiempo de la reunión y las decisiones que hay que tomar en la reunión. Pida a su equipo que asistan a la reunión con toda la información necesaria para hacerlo; que todos los miembros lleguen preparados para avanzar. Elimine el hábito de “las reuniones de urgencia”. Si la urgencia es un hábito, eso refleja la deficiente manera de gestionar las prioridades que a su vez no le dejan tiempo a la planificación del futuro de las metas. Genere el hábito de programar las reuniones eso aporta orden a todo el equipo. Si el equipo no cuenta con tiempo suficiente para preparar la información a aportar, usted no está usando la inteligencia del equipo y terminará haciendo toda la tarea al final de ésta.
3) Establezca el tiempo de duración: Eso provocará que usted utilice el tiempo de manera efectiva y su equipo también. Si la reunión será de una hora, ese tiempo debe estar dividido en secuencias. Por ejemplo, si tiene tres temas a tratar, divida en bloques de 20 minutos cada decisión a tomar. Prevea el tiempo para escuchar diferentes puntos de vista, arribar a una decisión, crear un plan con una fecha límite, dejar por escrito las decisiones que tomaron, designar a un miembro que le dará seguimiento al tema y que informará el cumplimiento del plan a todo el equipo. Reserve unos minutos del final para dar sugerencias a cada uno de Cómo hacerlo mejor la próxima vez. Eso ayudará a tener aprendizaje concreto y hacerlo mejor en la próxima reunión.
4) Conversar sobre soluciones. Evite y elimine el hábito de conversar acerca del problema. Argumentar el problema no aporta soluciones.
5) Haga preguntas, no debates, sino preguntas. Fomente la participación de todos haciendo preguntas.
6) Tome decisiones: Sí o sí y comprometa a su equipo a tomar decisiones con plazos. Cada cinco minutos puede preguntar: ¿Qué decisión vamos a tomar? Apure las decisiones.
7) Establezca un plan que contenga plazos. ¿Para cuándo va a estar terminada? ¿Hay otros equipos a los que van a involucrar?
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¡Buena semana!
