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La importancia de la comunicación interna

Trabajo en equipo: técnicas para la participación de reuniones

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24 de junio de 2022 - 13:56

Llevar adelante una empresa, una organización o una intuición no sólo tiene que ver con lograr un objetivo principal, que es el de darle sentido a la labor realizada. También se relaciona con los detalles y el proceso que hace que esa meta final se logre.

¿Cómo se hace para lograrlo? Bueno, una de las cosas más importantes es la comunicación interna. Lograr que esa comunicación sea fluida e integral es uno de los grandes desafíos de toda empresa. Conseguir que los equipos se comuniquen entre sí, será uno de los pilares para conseguir los resultados buscados a nivel macro News for B2B.

Las técnicas de participación reuniones, son herramientas utilizadas justamente para desarrollar el diálogo y que en ese espacio salgan cuestiones importantes para la organización. La clave tiene que ver con lo grupal, no es un mero número, sino que los grupos y equipos en su desempeño son los que determinan el logro de los objetivos.

Estas técnicas se vinculan con la disciplina de la psicología, y lo que converja en participaciones grupales, funcionamientos e integración de equipos. El factor y capital humano no es una pieza más de la organización, sino que es el principal pilar al que se le debe brindar un presupuesto especial.

Técnicas de participación grupal

  • Matriz de cuestionarios y respuestas
  • Matriz o técnica FODA
  • Lluvia de ideas
  • Las preguntas que se deben hacer
  • Árbol o mapa de problemas

1. Matriz de cuestionarios y respuestas

Esta herramienta fomentará el trabajo en grupo, ya que suelen ser presentadas como actividades que deben ser resueltas entre todos. Además de servir como testeo del nivel en que se encuentra un determinado equipo, también se busca afianzar relaciones e interactuar entre sí.

A continuación, algunas preguntas que deben hacerse:

  • ¿Cuál se cree que la tendencia del mercado?
  • ¿Cuál es el principal problema que se debe resolver?
  • ¿Cómo se puede generar valor para el usuario?
  • ¿Qué cualidad se puede potenciar en el producto que se comercializa?

2. Matriz o técnica FODA

Esta técnica la utilizan diferentes grupos, ya sea dentro de una empresa, en una organización, en un partido político, y otros ámbitos. ¿Por qué sucede esto? Porque la técnica en sí misma es muy versátil y a la vez muy simple.

A través de un FODA se puede determinar factores básicos de un equipo, un producto, una idea o un proyecto. Con esta técnica se vislumbran las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

Tal como lo explica su significado, se podrá ver en qué un grupo es más fuerte y en qué no, así como cuales son las cuestiones a fortalecer y aquellas que se deben potenciar. Esto permitirá trabajar cobre el terreno ya conocido.

Logrando identificar los problemas o los aspectos más débiles, se trabaja desde otro punto de vista, y también puede resultar que aquello en lo que se es más débil, no es tenga tanta relevancia, mientras que se le debe prestar atención a lo que genera una amenaza para el equipo.

En las reuniones de empresas, esta técnica se puede adaptar fácilmente y de manera sencilla. Se recomienda armar grupos de no más de cuatro personas, para poder estudiar y evaluar de forma personalizada, y saber quiénes se destacan más que otros, para conocer el estado actual de los equipos.

3. Lluvia de ideas o brainstorming

Esta es una técnica dinámica, que ofrece la posibilidad de una participación activa de todos los miembros del grupo. Muchas veces sucede que un individuo en su rol lleva adelante un proyecto, y durante la redacción o diseño del mismo, tiene problemas para cerrar una idea, que tal vez ya sabe cuál es pero se le dificulta plasmarlo, aquí la lluvia de ideas es un buen método, porque cuando comienzan a participar otros, se encuentran las respuestas más rápido.

El dicho popular “dos cabezas piensan mejor que una” encierra perfectamente este concepto de lluvia de ideas o brainstorming, ya que lo espontáneo y dinámico de esta estrategia es lo que la hace, tal vez, una de las más populares.

Generalmente se propone una idea o un concepto disparador, y a partir de allí se disparan las ideas. La participación activa de todos los integrantes del equipo es una de las características más valoradas de esta técnica. Una vez anotadas todas las ideas, se tiende a analizarlas y seleccionar las más importantes.

4. Las preguntas que se deben hacer

Esta técnica es para un determinado trabajo en equipo tiene que ver con lo meramente operativo. Es decir que es un sistema para desarrollar un producto específico, lograr terminar un objeto o diseño, a partir de establecer bien los parámetros de qué se quiere contar y a quienes va dirigido.

A continuación una serie de preguntas que se deben realizar todos los equipos que buscan desarrollar una idea, diseñar un producto y lograrlo:

  • ¿Qué?
  • ¿Para qué?
  • ¿Por qué?
  • ¿Dónde?
  • ¿Para quién?
  • ¿Cuándo?
  • ¿Con qué?
  • ¿Cómo?
  • ¿Cuánto?

Esta técnica se realiza en el contexto de reunión, ya que es una técnica que debe plasmarse tras las respuestas de todos sus integrantes, todos deben tener en claro a quién le hablan, para qué lo hacen y demás conceptos que aparecerán luego de desarrollada la técnica.

5. Árbol o mapa de problemas

Esta técnica se utiliza para solucionar problemas internos. Tal como lo dice su nombre, se deben identificar los problemas, verbalizarlos y exteriorizarlos, pero luego de hacerlo se debe encontrar la raíz o inicio del problema.

Es decir, cuál es el motivo, por qué aparece este problema y cómo solucionarlo en grupo. Por esto, es determinante para la aplicación de la técnica se armen grupos de pocas personas, para que de esta manera todos puedan participar y todas las voces sean escuchadas.

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